Les destructeurs de papier sont très populaires de nos jours en raison de l'augmentation des vols d'identité et de l'apparition de lois sur la protection de la vie privée. La non-utilisation d'un destructeur de documents peut conduire à la ruine financière, à une image ternie, voire à des problèmes juridiques si votre entreprise ne respecte pas certaines lois. Choisir le bon destructeur de papier est essentiel, mais il y a certaines choses que vous devez savoir sur ce type d'appareil avant d'en faire l'acquisition. Voici ce qu'il faut savoir.
Coupe droite ou coupe croisée ?
Il existe deux types de destructeurs de papier : les destructeurs à bandes et les destructeurs à coupe croisée. Voici ce qui les distingue.
Destructeur de papier coupe droite
Les destructeurs de documents à coupe droite sont très répandus et vous en trouverez un peu partout : à la maison, à l'école, etc. Leur popularité est telle qu'il est possible de les acheter chez de nombreux détaillants, de sorte qu'il n'est pas difficile d'en trouver un. Une machine à découper les bandes transforme le papier en dizaines de bandes qui ressemblent à des spaghettis. Il est donc possible que vos documents soient réassemblés s'ils tombent entre de mauvaises mains. Ces appareils sont utiles pour détruire les courriers indésirables et autres, mais ils sont à éviter si vous avez vraiment besoin de préserver la confidentialité de vos informations.
Destructeur de papier coupe croisée
Cela nous amène aux destructeurs de documents à coupe croisée. Ces machines offrent un niveau de sécurité plus élevé que leurs homologues à coupe en bandes, car elles transforment le papier en d'innombrables morceaux. Il est pratiquement impossible pour quiconque de reconstituer un document passé dans l'une de ces machines. Elles sont donc parfaites pour les relevés bancaires, les anciennes déclarations d'impôts, les documents commerciaux, les dossiers médicaux, les documents contenant des informations personnelles et d'autres éléments qui doivent être gardés secrets.
Niveau de sécurité
Comme vous l'avez appris en lisant la section précédente, la sécurité est un élément important à prendre en compte lors du choix de votre destructeur de documents. Il existe six niveaux de sécurité pour les destructeurs de documents. Ils sont les suivants :
Niveau 1
Il s'agit du niveau de sécurité le plus bas. Un appareil de niveau 1 produit des bandes ou des particules de 9,5 mm de large. Les appareils dotés de ce niveau de sécurité conviennent à la destruction de courrier indésirable et de documents ne contenant pas beaucoup d'informations sensibles.
Niveaux 2 et 3
Les broyeur de papier de niveau 2 ou 3 ont tendance à mesurer 3,2 mm ou 8,5 mm de large au lieu de 9,5mm. Les appareils dotés de ces niveaux de sécurité conviennent aux documents légèrement plus sensibles, tels que les documents contenant des dates de naissance et des numéros de sécurité sociale.
Niveau 4
Un destructeur de niveau 4 est un excellent choix si vous avez besoin d'un destructeur de haute sécurité pour éliminer des documents financiers, etc. Les copeaux produits par un dispositif de coupe croisée mesurent généralement 1,5mm x 16 mm, ce qui les rend minuscules.
Niveaux 5 et 6
Si vous souhaitez bénéficier d'une protection optimale de vos documents, optez pour un appareil de niveau 5 ou 6. Ces appareils offrent la plus grande sécurité des documents et nombre d'entre eux sont conformes aux lois fédérales sur la protection de la vie privée, telles que l'HIPPA et la loi sur les transactions de crédit équitables et précises. Certains appareils peuvent donc être utilisés par les militaires et les fonctionnaires pour le déchiquetage de documents ultrasecrets.
Capacité
Une fois que vous avez décidé si votre appareil sera à coupe croisée ou à coupe à droite et quel est le niveau de sécurité dont vous avez besoin, vous devez penser à la capacité de déchiquetage de votre machine. Il s'agit du nombre de feuilles que l'appareil peut déchiqueter par passage. Il existe des déchiqueteuses de toutes sortes de tailles, depuis les appareils personnels jusqu'aux appareils lourds destinés à un usage départemental. Voici un aperçu de ce qui est disponible :
Les destructeurs personnels
Ce sont les plus petits destructeurs du marché et ils sont parfaits pour une utilisation à domicile. Ils peuvent également être utilisés au travail par une ou deux personnes. Ces machines peuvent généralement déchiqueter jusqu'à 10 feuilles à la fois.
Les destructeurs de documents de bureau
Les destructeurs de documents de bureau sont parfaits pour les espaces de travail partagés, en particulier pour les petits bureaux. Ce type de destructeur peut généralement déchiqueter jusqu'à 20 à 30 feuilles en un seul passage.
Les destructeurs de documents lourds et départementaux
Ce sont les gros bras du monde de la destruction de documents. Les machines départementales sont adaptées à une utilisation continue dans des lieux de travail très fréquentés tels que les banques, les bureaux professionnels, etc. Ces destructeurs peuvent souvent déchiqueter plus de 40 feuilles à la fois, et sont donc parfaits pour une utilisation intensive. En outre, ils sont généralement dotés d'un niveau de sécurité élevé, ce qui les rend idéaux pour l'élimination de documents contenant des informations sensibles.
Les destructeurs industriels
Enfin, il existe des destructeurs industriels qui peuvent traiter plus de 100 feuilles à la fois. Les machines de ce type sont probablement excessives pour la plupart des bureaux d'aujourd'hui, mais elles sont utiles pour les salles de courrier et les imprimeries. Certains appareils industriels peuvent même mettre les documents en balles, ce qui peut s'avérer pratique.
Destruction des supports multimédias et des cartons
Il existe de nombreux broyeurs capables de détruire des documents autres que du papier. Par exemple, de nombreux destructeurs personnels et de bureau peuvent détruire les agrafes ou les trombones que vous laissez dans vos documents. Il en existe même qui peuvent détruire les cartes de crédit et de débit, ce qui vous offre une sécurité bien plus grande que si vous découpiez les cartes avec des ciseaux et que vous jetiez ensuite les restes. Il existe même une catégorie de machines connues sous le nom de déchiqueteuses multimédias qui peuvent détruire les CD, les DVD, les disquettes et bien d'autres choses encore. Si vous souhaitez disposer d'un destructeur capable de détruire une grande variété d'objets, faites des recherches sur l'appareil avant de l'acheter afin d'être sûr de disposer d'une machine dotée des capacités dont vous avez besoin.
Enfin, si votre lieu de travail traite beaucoup de carton, vous savez probablement que l'entreposage et l'élimination de ce type de matériau sont gênants et coûteux. Cependant, vous pouvez investir dans un matelasseur de carton pour faciliter l'élimination. Vous pouvez même utiliser les copeaux comme matériau d'emballage, ce qui vous permettra d'économiser de l'argent tout en contribuant à la protection de l'environnement.
Caractéristiques de sécurité
Il ne fait aucun doute que les destructeurs de papier peuvent être extrêmement dangereux. C'est pourquoi vous devez choisir un appareil dont l'utilisation est sûre. Voici quelques-unes des caractéristiques de sécurité que vous pourriez rencontrer lors de vos achats :
Verrouillage de sécurité
Il empêche toute utilisation non autorisée de la machine. Il est idéal pour les machines personnelles utilisées dans des maisons où des enfants ou des animaux domestiques peuvent être présents.
Capteur de sécurité
Un capteur de sécurité est capable de détecter la présence d'objets inappropriés dans l'ouverture d'alimentation de l'appareil (par exemple, des mains, des queues, etc.). Dans ce cas, le capteur arrête la machine afin d'éviter toute blessure.
Veillez à choisir un destructeur doté des fonctions de sécurité qui vous rassurent le plus.
Autres considérations pour le choix de votre broyeur de papier
Il y a quelques autres éléments à prendre en compte lors de l'achat d'un destructeur de documents. Les voici :
Moteurs à fonctionnement continu
Si vous avez l'intention de partager votre destructeur avec plusieurs collègues, vous devriez envisager d'acheter une machine équipée d'un moteur à fonctionnement continu. Il pourra fonctionner sans interruption afin que vous puissiez déchiqueter autant que possible. Certains destructeurs doivent refroidir après une certaine période d'utilisation, ce qui peut être très gênant. En fait, plus vous déchiquetez, plus vous avez besoin d'un appareil à fonctionnement continu. Le choix d'un appareil à démarrage automatique peut également s'avérer pratique et vous faire gagner du temps.
Niveau sonore
Les destructeurs de papier peuvent être bruyants. Si vous utilisez votre appareil dans un environnement de travail partagé, il est toujours préférable d'opter pour un appareil silencieux. Vérifiez l'indice de décibels de l'appareil pour déterminer son niveau sonore.
Huileurs automatiques
L'un des meilleurs moyens de maintenir votre broyeur en bon état est de le huiler régulièrement. La fréquence de huilage dépend de la fréquence d'utilisation de l'appareil. Ainsi, si vous avez un appareil de bureau, vous n'aurez besoin de le huiler qu'occasionnellement et vous pourrez le faire manuellement. Si vous utilisez régulièrement un appareil de plus grande taille, il est préférable d'utiliser un graisseur automatique. Cela vous permettra de rayer une chose de plus de votre liste de "choses à faire".
Roulettes
Les roulettes facilitent le déplacement de votre destructeur et sont particulièrement utiles si votre machine est grande et lourde. Tous les destructeurs ne sont pas équipés de roulettes, mais gardez l'œil ouvert si vous pensez qu'elles vous faciliteront l'utilisation de l'appareil.
La garantie
Bien entendu, la garantie est un élément important à prendre en compte. Les garanties des destructeurs de documents durent généralement au moins un an, même pour les appareils personnels les moins chers. Si la garantie de l'appareil ne dure pas au moins un an, continuez à acheter, car une garantie plus longue signifie généralement que l'appareil est de meilleure qualité.
Fabricants
Le nombre de destructeurs de papier disponibles sur le marché est tel que l'on peut dire qu'il existe de nombreuses marques parmi lesquelles choisir. Il est essentiel de savoir quelles marques choisir, car vous voulez obtenir un appareil de haute qualité assorti d'une excellente garantie. Voici quelques marques à surveiller :
- Dahle,
- IDEAL,
- Fellowes,
- KOBRA,
- HSM,
- Intimus.
Tant que vous gardez à l'esprit les autres éléments énumérés dans cet article (type de destructeur, niveau de sécurité, etc.) et que vous choisissez un appareil de l'une des entreprises susmentionnées, vous ne pouvez pas vous tromper. Quoi qu'il en soit, ne dépensez pas votre argent pour un produit d'une société sans nom. Il y a fort à parier que vous devrez le remplacer tôt ou tard.
Il y a beaucoup de choses à garder à l'esprit lors du choix de votre destructeur de documents, d'autant plus qu'il s'agit d'un achat important. Le bon destructeur peut protéger votre identité, vous permettre de respecter les lois sur la protection de la vie privée et préserver votre image professionnelle. Choisissez dès aujourd'hui le destructeur de documents qui vous convient pour que vos informations privées ne soient pas divulguées.
Comment entretenir un destructeur de documents ?
Lisez le manuel d'utilisation
Tout produit électronique ou mécanique est livré avec des spécifications uniques et des recommandations du fabricant. Le manuel d'utilisation n'est pas simplement un livret à ignorer ; il contient des informations essentielles pour garantir une utilisation sûre et efficace. En le consultant, vous pourrez éviter des erreurs courantes et prolonger la durée de vie de votre machine.
Nettoyez régulièrement
La saleté, la poussière et les résidus de papier peuvent s'accumuler à l'extérieur comme à l'intérieur de la machine, réduisant son efficacité et risquant de provoquer des bourrages. Un simple nettoyage à l'aide d'un chiffon doux et non abrasif peut faire une différence significative. De plus, en vidant régulièrement le bac de récupération, vous évitez que le papier déchiqueté ne s'accumule et n'interfère avec les nouvelles coupes.
Lubrifiez les lames
Les lames sont le cœur de votre destructeur. Comme tout mécanisme de coupe, elles nécessitent une lubrification pour fonctionner de manière optimale. Sans cela, les lames peuvent devenir ternes, ce qui entraîne une diminution des performances et une usure prématurée. L'huile spécifique pour destructeurs assure une lubrification adéquate sans résidus nocifs.
Évitez de surcharger la machine
Chaque destructeur a une capacité maximale en termes de nombre de feuilles. En insérant trop de papier à la fois, vous sollicitez excessivement le moteur, ce qui peut le faire surchauffer ou même l'endommager à long terme. Adhérez strictement à la capacité recommandée pour garantir la longévité de l'appareil.
Soyez prudent avec les matériaux étrangers
Si votre destructeur n'est pas conçu pour traiter des objets comme des agrafes ou des cartes en plastique, leur insertion peut endommager les lames ou causer des bourrages. Cela pourrait entraîner des réparations coûteuses ou même rendre la machine inutilisable.
Dépoussiérez l'intérieur
Comme pour tout appareil électronique, la poussière peut s'accumuler à l'intérieur, ce qui peut affecter la performance. Une simple bombe d'air comprimé peut aider à éliminer ces particules nuisibles, en veillant à diriger l'air loin des composants sensibles.
Résolvez les bourrages immédiatement
Un bourrage non résolu peut aggraver les dommages internes. En cas de bourrage, arrêtez la machine, éteignez-la et retirez délicatement le papier coincé en suivant les directives du manuel. La patience est essentielle ici pour éviter d'endommager les lames ou d'autres composants internes.
Évitez de le faire fonctionner en continu
Les destructeurs sont conçus pour fonctionner par cycles. Si vous le faites fonctionner sans interruption pendant de longues périodes, le moteur peut surchauffer, réduisant ainsi sa durée de vie. Faites des pauses régulières lors de sessions prolongées de déchiquetage.
Conservez dans un endroit sec
L'exposition à l'humidité ou à des éclaboussures accidentelles peut provoquer des courts-circuits ou de la corrosion. Placez votre destructeur dans un endroit à l'abri de l'humidité pour éviter ces problèmes.
Vérifiez régulièrement les pièces
Un simple examen visuel de votre machine peut vous permettre de détecter d'éventuels problèmes avant qu'ils ne s'aggravent. Recherchez des signes d'usure sur les lames, des câbles endommagés ou d'autres anomalies qui pourraient nécessiter une attention.
Avec ces recommandations détaillées, vous êtes bien armé pour prendre soin de votre destructeur de documents et assurer son bon fonctionnement pendant de nombreuses années.
Les objets que vous ne pouvez pas mettre dans un destructeur de papier
Les déchiqueteuses de papier sont essentielles pour protéger votre identité, éliminer le désordre et réduire les déchets de papier. Voici ce qu'il ne faut pas mettre dans un destructeur de papier.
Si vous souhaitez détruire des couvertures rigides et des classeurs, il est préférable de faire appel à des services de déchiquetage et d'élimination du papier pour vous en débarrasser en toute sécurité.
Lorsqu'il s'agit d'éliminer des articles à l'aide d'un destructeur de papier, l'une des questions les plus fréquentes est de savoir si l'on peut ou non déchiqueter certains matériaux. La réponse est généralement oui, mais il y a plusieurs articles qui ne doivent jamais être placés dans une machine à broyer le papier. Ils peuvent rendre l'appareil inutilisable ou même constituer un risque d'incendie. Voici sept objets que vous ne pouvez pas mettre dans un destructeur de papier, ainsi que des explications sur les raisons de cette interdiction.
Documents agrafés
L'agrafage de documents est une pratique courante dans les bureaux et à la maison pour des documents tels que des factures, des états financiers, des brochures, des CV, etc. Bien qu'ils vous aident à garder vos dossiers organisés, les documents agrafés ne sont souvent pas recommandés pour les déchiqueteurs de papier. En effet, ils contiennent des métaux qui peuvent entraîner des problèmes de blocage. Un destructeur de papier devra également travailler plus dur pour traiter un trop grand nombre de documents agrafés, ce qui entraînera son usure. Il est conseillé d'enlever les agrafes avant de déchiqueter tout type de document, en particulier si vous avez un petit destructeur de papier, car ses lames ne sont pas conçues pour déchiqueter du métal.
Papier plastifié
Le papier plastifié est principalement utilisé dans des documents tels que les cartes de crédit, les passeports, les dossiers médicaux, etc. Bien que le papier plastifié puisse être déchiqueté, il n'est pas recommandé de le faire. Les destructeurs de papier dotés d'une lame rotative sont incapables de percer les couches du papier plastifié, qui sont collées les unes aux autres. Le papier plastifié ne peut donc pas être recyclé et contaminera le reste des déchets de papier recyclé. Ce point est particulièrement important si votre entreprise recycle les déchets de papier pour réduire son empreinte carbone. Si votre entreprise utilise beaucoup de papier plastifié, il est conseillé de rechercher des entreprises de recyclage spécialisées dans le recyclage du papier plastifié.
Classeurs et couvertures rigides
Il n'est pas recommandé de détruire des classeurs et des couvertures rigides à l'aide d'un destructeur de papier, car la plupart d'entre eux ne sont conçus que pour déchiqueter du papier. Les classeurs et les couvertures rigides sont également beaucoup plus épais que le papier ordinaire et peuvent entraîner des problèmes de bourrage et d'usure. Ils peuvent également contenir des éléments métalliques tels que des agrafes, des trombones ou d'autres éléments susceptibles d'endommager les lames du destructeur. Les destructeurs de papier standard ne sont pas conçus pour traiter plusieurs pages à la fois.
Si vous souhaitez détruire des couvertures rigides et des classeurs, il est préférable de faire appel à des services de déchiquetage et d'élimination du papier pour vous en débarrasser en toute sécurité. Ces services professionnels utilisent généralement des déchiqueteuses de qualité industrielle capables de déchiqueter plusieurs pages à la fois et de traiter l'épaisseur des classeurs et des couvertures rigides.
Cartes de crédit en métal
Bien que cela puisse paraître évident, les cartes de crédit en métal ne doivent pas être détruites à l'aide d'un destructeur de papier à domicile ou au bureau. Les cartes de crédit en métal sont plus résistantes que le papier et le plastique, ce qui signifie qu'il est difficile de les réduire en petits morceaux. Les lames du destructeur de papier ne sont pas non plus conçues pour couper le métal. Cela pourrait provoquer un blocage du destructeur ou même endommager définitivement l'appareil. C'est pourquoi il est préférable de faire appel à des services de déchiquetage et d'élimination du papier. La plupart d'entre eux utilisent des déchiqueteuses robustes capables de déchiqueter les cartes métalliques et de détruire en toute sécurité les informations sensibles contenues dans les cartes de crédit.
Le carton
Le carton est un autre type de papier qui ne peut pas être mis dans les destructeurs de papier, à moins qu'ils ne soient dotés d'une fonction intégrée de déchiquetage du carton. Le mécanisme de coupe d'un destructeur de papier standard n'est pas conçu pour traiter les matériaux en carton. Ceux-ci sont beaucoup plus épais que le papier et peuvent entraîner des problèmes de blocage ou endommager définitivement le destructeur.
Il est donc préférable d'utiliser le carton à d'autres fins, telles que le stockage d'articles, l'expédition, le compostage, etc. En outre, les déchets de carton sont souvent recyclés dans le cadre des programmes de collecte des ménages mis en œuvre par votre municipalité et dans les centres de recyclage locaux.
Piles et déchets électriques
Les piles et autres types de déchets électriques ne doivent pas être jetés dans votre destructeur de papier. Ils peuvent endommager gravement votre équipement et même constituer un risque d'incendie. Vous devez recycler le matériel et les équipements électriques dans une poubelle prévue à cet effet. La plupart des entreprises de recyclage et des municipalités proposent également des services de recyclage pour l'élimination des piles et des déchets électriques.
Vêtements inutilisés
Les destructeurs de papier peuvent détruire les vêtements anciens ou inutilisés, mais cela n'est pas recommandé pour les mêmes raisons que celles évoquées ci-dessus. Ils ne sont destinés qu'aux articles en papier. Les vêtements sont constitués de différents tissus, tels que le coton ou la laine, qui sont souvent beaucoup plus épais que le papier. Ils peuvent se coincer entre ou à l'intérieur du mécanisme de coupe d'un destructeur de papier. En outre, les vêtements comportent souvent des boutons, des fermetures éclair ou d'autres éléments susceptibles d'endommager les lames du broyeur et de les rendre inutilisables. Une bien meilleure façon de se débarrasser des vêtements usagés ou inutilisés est de les recycler ou de les donner.
Les déchiqueteuses de papier sont des outils mécaniques indispensables à la maison et au bureau pour prévenir l'usurpation d'identité, éliminer le désordre et réduire les déchets de papier. Lorsqu'ils fonctionnent correctement, ils peuvent vous aider à sécuriser vos dossiers et vos documents. Cependant, comme pour toute autre machine, il y a des choses à faire et à ne pas faire pour qu'elle fonctionne correctement.
La poubelle adéquate pour le papier broyé
Le papier broyé peut être placé dans la poubelle de recyclage destinée au papier et au carton. Toutefois, la façon dont le papier est broyé peut avoir un impact sur sa capacité à être recyclé. Par exemple, si le papier est broyé en très fines particules, il pourrait être trop petit pour être trié correctement dans certaines installations de recyclage.
Quelques recommandations pour optimiser le recyclage du papier broyé :
- Utilisez un sac en papier :
Pour éviter que les petits morceaux de papier ne se dispersent et facilitent le tri, placez le papier broyé dans un sac en papier. Fermez ensuite le sac avant de le mettre dans la poubelle de recyclage.
- Evitez les sacs plastiques :
Certains pourraient être tentés d'utiliser un sac plastique pour contenir le papier broyé, mais cela peut compliquer le processus de recyclage, car le plastique et le papier ne sont généralement pas traités ensemble.